簡介
在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用於不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答覆問題外，也可以向有關主管部門請求批准事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用於上級機關答覆下級機關的詢問或請求批准事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用於上級機關對某件原發檔案作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。
特點
（一）溝通性
函對於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。
公文函
公文函（二）靈活性
表現在兩個方面：一是行文關係靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關係的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編髮文字號，甚至可以不擬標題。
（三）單一性
函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。
作用
“函”有下列三方面的作用：
公文函
公文函(一)相互商洽工作。如調動幹部，聯繫參觀、學習，聯繫業務，邀請參觀指導……。
(二)詢問和答覆問題。如 天津市民政局向民政部門詢問的“關於機關離休幹部病故撫恤問題”的問題以及民政部對此問題的答覆，都是用“函”的形式。
(三)向有關主管部門請求批准。如《民政部關於請安排每年生產三百輛火葬運屍專用車的函》就是為向國家計畫委員會請求批准而發的。
函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經遠遠地超出了一般書信的範疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。2000年國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)規定，“函，適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。這說明，除有直屬上下級之間隸屬關係外的一切不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，甚至請求批准和答覆審批事項，一律用“函”。國務院辦公廳《關於實施<國家行政機關公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》在闡述“函的效力”時強調指出：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關許可權決定的法定效力。”（節選自《 套用寫作》雜誌2004年第1期《泛議“函”的使用與寫作》）
例子：國務院辦公廳就 寧波海關的行政級別問題答覆 浙江省人民政府和海關總署時，用的就是函的形式：
國務院辦公廳關於同意寧波海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的復函
國辦函〔2002〕31號
浙江省人民政府、海關總署：
浙江省人民政府《關於寧波海關升格為正廳級直屬海關的請示》(浙政〔2001〕27號)收悉。經國務院領導同志同意，現函復如下：
同意寧波海關升格為正廳(局)級機構，隸屬於海關總署，不增加人員編制。
其他有關事宜，請你們與有關方面協商辦理。
國務院辦公廳
二〇〇二年四月十八日
(引自《 中華人民共和國國務院公報》，2002年第16號)
這份重要的檔案，雖然以“函”的形式出現，但實質上具有法定效力，浙江省人民政府、海關總署均應按此執行。
所以，那些把“函”只作為一般書信對待的做法，認為“函”不如其他 公文文種有權威的想法，都應該得到糾正。
分類
函可以從不同角度分類：
（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來；便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文，沒有 公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章即可。
（二）按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。
（三）另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函， 邀請函、請示答覆事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。
邀請函
邀請函結構
由於函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。
公函由首部、 正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（一）首部
主要包括標題、 主送機關兩個項目內容。
1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位， 於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
（二）正文
其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的緣由。
2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函，還要注意答覆事項的針對性和明確性。
（三）結尾
一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。
（四）結語
通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結尾落款
一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
注意問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於復函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。
公文函
公文函其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
“函”的寫法同時要注意以下幾點：
(一)要嚴格按照公文的格式寫“函”。
(二)“函”的內容必須專一、集中。
一般來說，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。
(三)“函”的內容必須真實、準確。
(四)“函”的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答覆的問題，向有關主管部門請求批准的事宜寫清楚就行。
(五)發“函”都是有求於對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批准。因此，要求“函”的語言要求樸實，語氣要懇切，態度要謙遜。
(六)“函”的結尾，一般常用“即請函復”、“特此函達”、“此復”等慣用語，有時也不用。
寫作範例
四川省電力工業局關於
在 寶珠寺水電站庫區進行開發有關意見的函
廣元市人民政府：
寶珠寺水電站於1996年10月開始蓄水，1996年年底首台機組投產發電，水庫已基本形成。據了解，庫區有關部門正積極籌劃在寶珠寺水電站庫區發展旅遊業和養殖業。為保障水庫和大壩的安全運行，現將我局有關意見函告如下。
一、寶珠寺水電站是由 國家開發銀行貸款，四川省電力工業局負責還貸建設的重點水電工程。
四川省電力工業局既是寶珠寺水電站工程的業主，又是工程主管部門。按照國家有關基本建設"誰投資，誰受益",的原則，四川省電力工業局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權和開發權，寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業局領導，是寶珠寺水電站工程管理和開發的直接主體。儘管如此，為支持庫區移民發展生產，根據《四川省大型水電工程建設征地補償和移民安置辦法》第三十條"大型電站形成後的水面和消落區，在服從工程管理機構的統一指揮、管理、調度和保證工程安全的前提下，由當地縣級以上人民政府統籌組織移民優先開發利用"和水利電力部頒發的《水利水電工程管理條例》第二十三條"開展綜合經營事業,應由工程管理單位統一規劃。可由工程管理單位自營，也可以與有關單位簽訂經濟契約，進行協作或聯合經營，應注意有關社隊利益，搞好團結和生產"的精神，我局原則同意當地縣級以上人民政府統籌組織庫區移民對寶珠寺水電站庫區進行適當開發，但任何開發活動必須服從寶珠寺水電廠的統一規劃，並與寶珠寺水電廠簽訂有關經濟、安全、責任方面的協定。
二、根據國務院頒發的《 水庫大壩安全管理條例》第十條"興建大壩時，建設單位應當按照批准的設計，提請縣級以上人民政府依照國家規定劃定管理和保護範圍"的規定，寶珠寺水電站應劃定管理和保護範圍。但寶珠寺水電站首台機組剛投產，大壩未全部建成，大壩管理和保護範圍尚未劃定，依照批准設計和國家有關規定，大壩上游3-5公里，以及整個庫區征地線以下，屬大壩管理和保護範圍。
根據《水庫大壩安全管理條例》第十七條"在大壩管理和保護範圍內修建碼頭、魚塘的，須經大壩主管部門批准"和《水利水電工程管理條例》第十一條"確有必要在水利水電工程保護範圍內進行建設等活動，應徵得水利電力主管機關的同意"的規定，任何單位在寶珠寺水電站大壩管理和保護範圍內進行開發活動，必須經四川省電力局批准後方可實施，未經我局批准擅自在大壩保護和管理範圍內搞開發，都是違反國務院規定的。
三、凡是在水庫以內的任何開發和經營活動，必須服從寶珠寺水電廠對水庫的統一運用調度，不得影響水庫的安全運行。庫區的利用應在服從電廠的統一規劃的前提下統籌規劃，有計畫、有組織地進行。
以上意見，特此函告。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。
關於鄂穗兩地攜手聯合打撈"中山艦"的函
湖北省人民政府：
現沉於長江 金口赤礬山江底的"中山艦"，是中國現代革命史上的重要歷史文物，儘快將其打撈、修復和陳列展覽，是海內外同胞的共同心聲。
"中山艦"是重要的革命歷史文物。該艦192喀年參加"保衛大武漢會戰"時被日軍炸沉。儘快打撈"中山艦"，使其重展英姿，是一件深得海內外同胞和兩岸有識之士擁戴的義舉。這對於充實完善中國現代革命史文物，並重現其歷史價值，加強愛國主義教育和革命傳統教育，增強整箇中華民族的凝聚力和向心力，改善兩岸關係，促進台灣回歸祖國大業的早日實現，都具有重要的意義和作用。
由於"中山艦"在廣州的時間長達21年，且圍繞"中山艦"的幾次主要歷史事件都發生在廣州。因此，"中山艦"是把廣州建設成為中國現代革命史教育基地， 向廣州、全國乃至海內外同胞進行愛國主義教育和革命傳統教育不可缺少的文物。近幾年采，廣東省、廣州市人大、政協、民革， 黃埔軍校同學會中的不少代表、委員、成員，各界有關專家學者、人民民眾， 以及港澳台同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府采電來函．希望廣州市政府主動與貴省聯繫章一起儘快組織打撈"中山艦"，並進行修復和陳列。為此，我們經過認真研究．提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態度，協商聯合打撈，修復。展出的辦法和有關問題。
專此函達，請答覆。
廣州市人民政府(蓋章)
X X年x月X日
